No universo do trabalho remoto, sutilezas podem se perder, e o tom de uma mensagem acaba por variar do amigável ao confrontador por conta de uma simples escolha de palavras.

A comunicação no ambiente de trabalho remoto tornou-se uma habilidade crucial a ser dominada e aprimorada. Longe da troca presencial de olhares, sorrisos e gestos, as palavras ganham ainda mais peso, tornando-se a principal ferramenta de expressão. Afinal, quem nunca experimentou o desafio de transmitir uma mensagem pensando de uma forma, e no fim percebeu que o destinatário a interpretou de maneira totalmente diferente?
Confira neste artigo algumas boas práticas para se comunicar melhor no trabalho remoto.

Letras Maiúsculas vs Minúsculas

Letras garrafais podem supor um comportamento exaltado, uma mensagem mais agressiva, imperativa ou mesmo ignorância, por exemplo:

A mensagem: “VOCÊ PRECISA ENVIAR O ARQUIVO” induz uma ordem de maneira bem direta e imperativa, em contrapartida: “Você precisa enviar o arquivo” é perceptível mais como um recado para o leitor da mensagem.

Neste sentido, quando o desejo é transmitir uma sensação de atenção, o uso da segunda forma se mostra muito mais eficaz.

Acentuação

A acentuação em uma frase pode alterar o seu sentido completamente, logo, montar suas frases com a acentuação adequada é estritamente necessário para o bom entendimento do leitor, por exemplo:

Afirmação ou pergunta

• “O horário da reunião foi agendado para amanhã às 10 horas”: Nesta frase, fica completamente imperceptível a intenção da mensagem. Nela, não é possível para o leitor distinguir se foi uma afirmação ou pergunta, resultando em um maior desgaste e perda de tempo na busca de seu sentido, desgaste esse que poderia ser evitado com a utilização correta de pontuação.

Por isso, sempre se lembre de usar o ponto final quando for uma afirmação: “O horário da reunião foi agendado para amanhã às 10 horas” (sinaliza que a reunião já está marcada), ou utilize a interrogação: “O horário da reunião foi agendado para amanhã às 10 horas?” (sinaliza a busca de uma resposta).

Vírgula

A utilização da vírgula, no intervalo correto das palavras em uma frase, pode trazer uma melhor clareza para o entendimento da mensagem. Por exemplo, em:

• “Vamos discutir o projeto equipe.”: Aqui, lido de forma sem pausas (já que não consta a vírgula na oração), fica subentendido que o nome do projeto é “equipe” – mesmo que este nome seja improvável para um projeto.

• “Vamos discutir o projeto, equipe.”: A frase se mostra com clareza como uma direção ou pedido sobre a discussão do projeto com a equipe responsável.

Outro exemplo do uso da vírgula é para referência de itens da organização:

• “Precisamos discutir os pontos da agenda orçamento e metas.”: Fica induzido que existe um item chamado “agenda orçamento e metas.” que precisa ter seus pontos discutidos.

• “Precisamos discutir os pontos da agenda, orçamento e metas.”: Fica induzido que existem mais de um item, chamados de “agenda “, “orçamento” e “metas ” que precisam ser discutidos.

Por último e talvez a maior utilização da vírgula, fica a mudança de uma mensagem pessimista para uma otimista:

• “Não vai dar certo”: passa o sentido de que algo não vai dar certo.

• “Não, vai dar certo”: passa o sentido de que algo vai dar certo e otimismo sobre.

Estrutura de Mensagem

Não é somente o uso de letras garrafais que transmite agressividade e/ou ignorância, uma frase extremamente direta pode acarretar na geração da mesma sensação, por isso, montar a mensagem a ser enviada é muito importante para evitar estresse entre ambas as partes, além de dizer muito sobre a educação e empatia do escritor em seu envio:

• “Me mande o arquivo agora.”: Para pessoa que lê pode soar um pouco mal, como uma ordem severa ou raiva.

• “Poderia me enviar o arquivo agora?”: Suaviza a mensagem pois é apresentada como um pedido, não como uma ordem, transmitindo necessidade do recebimento do arquivo.

• “Não consigo fazer o que me pediu”: Esta mensagem pode passar muitas coisas: incapacidade, recusa na realização da tarefa de forma subjetiva, não ter tempo para realizar a tarefa, etc.

• “Não consigo fazer o que me pediu neste momento.”: Esta mensagem deixa claro a falta de tempo por já estar com a agenda cheia, então, sempre opte por definir na mensagem exatamente o problema enfrentado, deixando a outra pessoa atualizada sobre sua situação.

Assuntos Críticos e Importantes

Mesmo que as mensagens sejam bem estruturadas e escritas corretamente, é melhor discutir pontos críticos por telefone, reunião ou outro meio de comunicação mais fluido. Isso evita mal-entendidos, garante que a importância do ponto seja compreendida e permite que ele seja tratado de forma contínua e cuidadosa. Além disso, não impede o trabalho e permite que decisões sejam tomadas para resolvê-lo de forma simultânea.

Reuniões

As reuniões são um ponto chave na comunicação, principalmente no trabalho remoto, já que proporcionam um canal para a comunicação direta e clara entre os membros da equipe, contribui para um maior engajamento de todos por meio da comunicação verbal e permitem que a equipe alinhe seus objetivos e metas. Algumas dicas para as suas próximas reuniões são:

• Ponto de foco: Definir um ponto de foco para reuniões evita que os assuntos mais importantes a serem tratados sejam contornados ou esquecidos durante a reunião.

• Organizar ordem de fala: Definir uma ordem de fala de cada participante da reunião impede cortes que podem tirar o foco do assunto tratado por quem está falando naquele momento, além de manter organizada a reunião para discutir com cada um dos participantes os seus respectivos problemas.

• Notificações para comentários: Algumas ferramentas para reuniões, como por exemplo o meet do Google e o Teams da Microsoft, apresentam uma opção para levantar a mão quando se tem o desejo de atribuir um comentário ou conteúdo adicional para o que está sendo falado, sem gerar interrupções em quem está falando no momento.

• Rotina: Manter uma rotina de reuniões pode ser extremamente benéfico, já que permite a atualização de todos sobre determinados assuntos continuamente, que variam de mudança de status até rápida resolução de problemas enfrentados.

• Histórico de informações: Manter um histórico das informações discutidas em reuniões é uma opção valiosa. Isso assegura que seja possível consultar a situação anterior do tópico, acompanhar a evolução em relação ao momento atual e reler detalhes relevantes sobre o assunto. Além disso, ao participar de uma nova reunião sobre o mesmo item, essa prática evita a sensação de desorientação, garantindo que você esteja bem-informado sobre o contexto.

• Tempo suficiente: Defina horários para as reuniões coerente com a disponibilidade de cada um dos participantes. Busque um intervalo de horário suficiente para a discussão do item. Isso evita que a reunião seja feita de forma acelerada, o que pode resultar em perdas de trocas de informações importantes e debates do assunto que poderia ter sido feito na reunião fora dela.

• Expectativas e prazos: Busque sempre definir expectativas e prazos sobre cada assunto, isso facilita na hora de determinar uma ordem de importância para a realização de cada um deles.

Comunicados Oficiais

Comunicados oficiais devem ser enviados por e-mail. Isso porque, quando enviados por mensagem, eles podem ser perdidos ou esquecidos, pois podem ser facilmente perdidos no meio de uma conversa. Além disso, o e-mail permite que o comunicado seja enviado para vários destinatários ao mesmo tempo, o que facilita a comunicação com grupos de pessoas.

Grupos e Canais

Crie grupos e/ou canais respectivos a cada assunto, isso garante um maior foco no debate sobre o assunto definido, evitando confusões e organizando um ambiente para troca de informações e facilidade em consultas de pontos importantes de cada um. Grupos e canais também permitem um controle mais preciso sobre quem tem acesso a informações específicas. Isso é útil para garantir que apenas as pessoas relevantes tenham acesso a determinados tópicos ou discussões sensíveis.

Evitar a mistura de diferentes tópicos em um único espaço ajuda a reduzir a sobrecarga de informações. Isso é particularmente importante em ambientes de trabalho remoto, onde a gestão eficaz da comunicação online é essencial.

Rotina de Feedbacks

O feedback fornece insights valiosos sobre o desempenho atual, identificando pontos fortes a serem mantidos e áreas de melhoria a serem desenvolvidas. Isso cria uma cultura de melhoria contínua, onde as pessoas são incentivadas a aprimorar suas habilidades e contribuições. Também clarifica o que é esperado em termos de responsabilidades, metas e comportamentos, evitando mal-entendidos e promovendo uma cultura organizacional coesa. Uma rotina de feedback aberto e honesto contribui para a construção de confiança entre os membros da equipe. A confiança é essencial para o trabalho em equipe eficaz e para um ambiente de trabalho saudável.

Pausas e Intervalos

As pausas entre comunicações ajudam a separar os assuntos, evitando que eles se misturem. Isso permite que você foque em cada assunto com mais atenção, o que pode reduzir o estresse e melhorar a sua saúde mental.

Ao explorar boas práticas de comunicação no trabalho remoto, observamos como detalhes aparentemente pequenos desempenham papéis significativos na transmissão eficiente de mensagens. A forma como nos comunicamos pode afetar não apenas a compreensão da mensagem, mas também as relações interpessoais e o ambiente de trabalho como um todo.