Dark data: o custo de armazenar dados que sua empresa não usa

Empresas produzem e armazenam um volume cada vez maior de informações. Documentos, arquivos de sistemas, registros de aplicações, backups, históricos de transações, logs, planilhas e dados de integrações passam a fazer parte do ambiente tecnológico diariamente.

O problema surge quando parte dessas informações continua sendo armazenada sem que ninguém saiba exatamente por que ela existe, se ainda possui utilidade ou quando foi utilizada pela última vez.

Esse conjunto de informações é conhecido como dark data.

Embora muitas vezes permaneça invisível no dia a dia da organização, o dark data pode aumentar custos de armazenamento, tornar a gestão das informações mais complexa e ampliar riscos relacionados à segurança e à governança de dados.

O que é dark data?

Dark data são informações armazenadas por uma organização que não são utilizadas de maneira efetiva nas operações, análises ou tomadas de decisão.

Alguns exemplos incluem:

• backups antigos mantidos sem necessidade;
  • versões duplicadas de documentos;
  • registros históricos que nunca são consultados;
  • arquivos de colaboradores ou projetos encerrados;
  • logs armazenados por períodos maiores do que o necessário;
  • dados provenientes de sistemas que já foram descontinuados;
  • planilhas e bases duplicadas em diferentes ambientes.

Individualmente, esses arquivos podem parecer pouco relevantes. Entretanto, quando acumulados durante anos, podem representar uma parcela significativa da infraestrutura de dados de uma empresa.

Armazenar dados também gera custos

A facilidade de aumentar a capacidade de armazenamento em ambientes locais ou em nuvem pode criar a impressão de que manter informações indefinidamente possui pouco impacto.

Na prática, o custo não está apenas no espaço ocupado.

Mais dados podem significar maior consumo de armazenamento, aumento do volume de backups, necessidade de replicação, maior tempo de processamento e crescimento dos recursos necessários para manter e administrar a infraestrutura.

Em ambientes de nuvem, por exemplo, o acúmulo constante de informações pode contribuir para o crescimento gradual da fatura sem que exista necessariamente um benefício proporcional para o negócio.

Dark data também pode aumentar riscos

Informações sem utilização continuam sendo informações que precisam ser protegidas.

Bases antigas podem conter dados pessoais, documentos internos, informações comerciais ou registros sensíveis que permanecem disponíveis mesmo depois de perderem sua finalidade original.

Quanto maior o volume de informações mantidas sem controle, maior também pode ser a superfície que precisa ser monitorada e protegida.

Além disso, a ausência de políticas claras sobre retenção e descarte pode dificultar iniciativas de governança e adequação às regras de proteção de dados.

Como reduzir o volume de dados sem utilidade?

O objetivo não deve ser simplesmente apagar informações, mas entender quais dados realmente precisam ser mantidos.

Algumas práticas podem ajudar:

Mapear os dados existentes

Identifique onde as informações estão armazenadas, quais sistemas as produzem e quais áreas são responsáveis por elas.

Definir políticas de retenção

Determine por quanto tempo cada categoria de informação precisa permanecer disponível, considerando necessidades operacionais, contratuais e regulatórias.

Identificar duplicidades

Arquivos, backups e bases duplicadas podem ocupar espaço desnecessariamente e dificultar a identificação da informação correta.

Revisar dados históricos

Nem todo histórico precisa permanecer disponível indefinidamente. Avaliar sua utilidade ajuda a separar informações relevantes de dados que apenas continuam acumulados.

Automatizar processos de gerenciamento

Rotinas automatizadas podem apoiar a classificação, arquivamento e descarte de informações conforme regras previamente estabelecidas.

Dados precisam ter propósito

Armazenar informações pode ser importante para análises, auditorias, segurança e continuidade dos negócios. O problema começa quando a organização acumula dados sem saber exatamente por que eles ainda estão sendo mantidos.

Uma estratégia eficiente de gestão de dados considera não apenas como coletar novas informações, mas também como organizar, utilizar, proteger e, quando necessário, descartar aquilo que perdeu sua finalidade.

Reduzir o dark data pode contribuir para ambientes tecnológicos mais organizados, seguros e eficientes, além de ajudar a empresa a utilizar seus recursos de infraestrutura de maneira mais consciente.

Na Antlia, desenvolvemos soluções, integrações e automações que apoiam empresas na organização de seus processos e ambientes tecnológicos, transformando dados e sistemas em recursos mais eficientes para o negócio.